【〇〇は絶対NG！】インターンシップを休む時ってどうすればいいの？

就活で色々なインターンシップ(以下インターン)に参加していると、大学の講義や他のインターンと日程が被ってしまい、どうしてもインターンを欠席しなければいけない場合があると思います。また風邪をひいてしまったり、冠婚葬祭などの家庭の事情で急遽欠席が決まるケースも少なくありません。

そこでこの記事ではインターンを欠席・辞退する場合にするべきことやその際に気を付けなければいけないことについて解説します。

いかなる場合でもまず連絡を！

何らかの理由でやむを得ずインターンを欠席することになってしまった場合、まずしなければならないのが「企業の担当者への連絡」です。

タイトルにも書いたように、いかなる場合でも無断欠席だけは絶対にしてはいけません。万が一無断で欠席した場合、その企業での就職活動は諦めた方がよいでしょう。そのくらい欠席時に連絡を入れるのは社会人としての基本的なマナーなのです。

また「トラブルに巻き込まれ、連絡を取る暇もないまま1日が終わってしまった」「急病で突然倒れてしまい、気が付いたら3日経過していた」など、インターン当日中に連絡をすることができないこともあるかもしれませんが、どんなに遅くなったとしても絶対に連絡はしましょう。やむを得ない理由だったとしても、連絡しなければただの無断欠席と同じになってしまいますし、そのような理由の場合はしっかり事情を説明すれば、企業側も理解してくれるでしょう。

連絡手段は？メール？電話？

学生の皆さんが迷うことが多いのが欠席を連絡する手段についてです。主にメールと電話の2種類がありますが、結論から言うと、基本的には電話で連絡するのがよいでしょう。メールは担当者が確認しているかわからず、もし確認していなかった場合、無断欠席とみなされてしまう場合もあります。

また、インターン前日や当日に体調不良など何らかのトラブルで欠席することが決まった場合は必ず電話で連絡しましょう。インターン直前、企業の担当者は準備に追われていてメールを返信できる状況にない可能性があります。企業側もインターン生として学生を受け入れるためにかなりの時間を要して準備をしているはずです。そのため、直前の欠席をメールのみで済ませてしまうのは印象がよくありません。

電話で連絡する際の注意点

実際に電話で欠席連絡をする際に気を付けるべきことがいくつかあります。

まず名乗ろう

電話をかけているのが何者なのかを明かさないまま要件を述べても企業側は困惑するだけです。そのため、まずは自分の名前、通っている大学名、インターンに参加する予定である旨を伝えましょう。

要件を簡潔に述べよう

自己紹介をした後に、電話をした理由を簡潔に述べましょう。この場合は「インターン欠席の連絡でお電話させていただきました」などと述べるといいでしょう。いずれにしても理由を含めず、簡潔に要件を述べることが大切です。要件が長くなってしまうと、一番伝えたいことがわかりにくくなってしまいます。

理由はしっかりと伝えよう

ここから先は相手との会話の流れ次第で多少変化しますが、欠席の理由を述べるのが一般的です。直上で「要件は簡潔に」と述べましたが、欠席理由に関しては具体的に伝えることを意識しましょう。理由の詳しい説明をしないと、企業側に適当や意識が低いなどの印象を持たれてしまう可能性があります。

謝罪の気持ちを伝えよう

電話の最後に謝罪の気持ちを伝えましょう。欠席の理由が自分ではどうしようもできないことだったとしても、欠席することで企業の担当者に迷惑をかけているのは事実ですので、誠心誠意謝りましょう。

担当者につながらなかった場合

電話に出た社員の方がインターンの担当者ではなく、担当者がその場にいない場合もあります。その場合は、電話に出た社員の方にインターン欠席の旨を伝え、その後担当者宛に改めてメールを送るようにしましょう。

電話をかける時間帯に注意しよう

インターン欠席の連絡は、企業の営業時間内にするようにしましょう。営業時間内であれば、担当者が不在であったとしても誰かしらに電話は繋がりますし、早急にメールをチェックしてもらえる可能性は高いです。

ただし、たとえ営業時間内だったとしても始業時間から1時間以内、お昼休みとその前後30分、就業時間の前1時間などは避けたほうがいいでしょう。

業務が落ち着く午後の時間帯(2時～4時）を狙って電話するようにしましょう。

留守電を入れよう

もし、企業が電話に出なかった際は、そのまま切って不在着信を残すのではなく、要件を留守電に入れておきましょう。不在着信だけを残しておくのは印象が良くないので、落ち着いて留守電をいれましょう。またメールで追って連絡をしておくとなお良いです。

相手が切るまで待つ

インターンの欠席は企業が予定していたグループワークやプレゼンの進行に影響を及ぼすため、少なからず企業に影響を与えてしまいます。そのため欠席の連絡時はこちらの都合で切るのではなく、企業側が電話を切るまで待っておきましょう。

メール時の注意点

インターンの実施日までまだ時間があったり、電話番号がわからないときにメールで欠席連絡をする場合もあります。その際にもいくつか注意点があります。

件名をわかりやすく工夫する

採用担当者は毎日膨大な数のメールに目を通し、返信しています。件名を見ただけで、本文の内容が予想できるようにしておくと効率的にメールを処理することが出来るため、担当者の負担を減らすことが出来ます。

返信が来ているか確認する

先ほども述べましたが、メールで欠席の連絡を入れると、確認してもらえずにそのまま無断欠席とみなされてしまい、最悪の場合本選考に進めなくなる可能性もあります。そのため、メールで欠席連絡をした場合は必ず返信が来ているかを確認し、3営業日ほど経過して返信が来ない場合は一度電話で連絡した方が良いでしょう。

連絡時に気を付けるポイント

誠実さを意識しよう

インターンを欠席するというのは企業に迷惑をかける行為です。そのため申し訳なさや罪悪感から、長々と言い訳をしてしまったり、うそをついたりしてしまいがちです。しかし、そのような行為は決してプラスにはなり得ません。むしろ嘘がばれたときなどには、企業の信用を失って大きなマイナスになってしまいます。

そのため、連絡する際には休む理由をしっかり伝えて誠実かつ素直に謝罪をすれば大丈夫です。

他のインターン生にも連絡しよう

インターンの欠席は準備を進めてきた企業に迷惑をかけるだけでなく、ともにグループワークに取り組んでいた他のインターン生の負担を増やしてしまうことにもなります。その際に自分が割り振られていた仕事や役割について、その状況や進捗について詳しく説明する必要があります。

インターンの欠席はその後の就活に影響する？

答えは「NO」です。ただし正確にいうと、「丁寧に対応すればNO」です。

社会人でも急な体調不良や家庭の都合で会社を休むことは普通にあります。インターンを欠席すること自体はその企業での就活に全く影響しないといっていいでしょう。しかし無断で欠席したり、欠席の連絡が適当だったりした際には、社会人として最低限のマナーが守れていないとして評価を下げられてしまう可能性はあります。

まとめ

この記事ではインターンを欠席した際にするべきことについて解説してきました。今回皆さんに抑えてほしいポイントは以下の二つです。

• 絶対に無断欠席はしないこと
• 欠席の連絡は極力電話ですること

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