【パソコンの設定は忘れずに】オンラインインターンの手引き

はじめに

多くの就活生が参加するインターンシップ(以下、インターン)、皆さんの周りにも参加している人はいるのではないでしょうか。コロナ禍の影響で、大学の授業のほとんどはリモート授業となりましたが、インターンも同様にオンラインで実施する企業が増加しました。

学生の皆さんは「デジタルネイティブ」であり、パソコン上で人とコミュニケーションをとることに慣れている人も多いとは思いますが、オンラインでインターンに参加するのに不安を抱えている人は少なくないと思います。

そこで今回はオンラインでインターンに参加する際に気を付けるべきことを準備編と活動中編に分けてご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

準備編

オンラインのインターンは対面形式でのインターンと同様の準備に加えオンライン特有の準備があり、時間がかかります。

ここではオンラインインターンに参加する前にやっておくべきことについて解説します。

使用機器をチェック

まずパソコンをはじめとしたインターンで使用する機器についてチェックします。万が一、使用機器にトラブルが発生してしまうと、自分が満足にインターンに参加できないだけでなく、社員さんや他のインターン生にも迷惑が掛かってしまいます。また、使用機器のトラブルはその場ではどうしようもできないことが多いので、2,3日前のチェックを心掛けましょう。

まれにスマホやタブレットでインターンに参加しようとする学生がいますが、画面が小さく、操作性もパソコンに比べると劣るため、よほどの事情がない限りパソコンで参加するようにしましょう。

パソコンについてはカメラが付いているか、容量は十分あるかどうかの2点を確認しましょう。もしカメラが付いていない場合、外付けのwebカメラを用意しましょう。また、容量は8GBあれば問題なく参加できます。

イヤホンはなるべく有線のものを用意した方が良いでしょう。なぜなら無線の場合、充電切れや接続不良などのトラブルに見舞われる可能性があるからです。

通信環境をチェック

使用機器に問題がないことを確認したら、次に通信環境を整えましょう。特に一軒家の人は自分のリビングまでwi-fiの電波が届きにくい人も少なくないでしょう。

もし通信環境が悪いと、活動途中で回線が落ちたり、双方の声が聞き取りにくくなったりします。そのようなトラブルを防ぐために、家の中のwi-fiがつながりやすい所から参加したり、最近増加している個室式のレンタルオフィスの利用も検討しましょう。

インターンで使用するオンラインツールの設定をする

周辺環境を整えたら、次にインターンで使用するアプリの設定をしましょう。「zoom」「Google  Meet」「Microsoft Teams」「Skype」など色々なツールがあり、企業によって使用するツールが異なるので一括でインストール・設定をしておくとよいでしょう。

設定する上での注意点としては、オンライン上で表示される名前を漢字フルネーム（場合によっては大学・学部も）にしましょう。イニシャルや下の名前だけになっていると、企業に準備不足と思われてしまいます。

カメラ映りを確認する

オンラインインターンでは、カメラに映る顔で第一印象が決まります。そのため髪型や服装など身だしなみを整えるのはもちろん、照明を使って顔が明るく清潔に映るように調整することや、背景がごちゃごちゃしないように整理することも重要です。

活動中編

オンラインインターンにむけて万全の準備をしたら、いよいよ活動開始です。ここでは活動中に気を付けることや知っておくと役に立つことを解説します。

リアクションは大きめに

オンラインインターンでは、相手が目の前にいるわけではないため表情やジェスチャーでコミュニケーションをとることが非常に難しいです。反応がないと、「あれ？あんまり理解してもらってないのかな？」とお互いに不安を抱いてしまい、活動自体に集中できなくなってしまうことがあります。

オンライン上でも円滑なコミュニケーションを図るためには、相手の話に対して普段より大きくリアクションを起こすことが大切です。また、オンラインツールのチャットやスタンプ機能を使うことも効果的でしょう。

話す時はゆっくり・ハキハキと

活動中にオンラインで何か発言する際には普段よりゆっくり、ハキハキとしゃべることを心掛けましょう。学生の皆さんはオンラインでの授業中に「もう一度お願いします」と他の学生や教授に聞き返された経験をしたことがあるのではないでしょうか。それと同様にオンラインインターンでも、活動を滞りなく進めるために発言するときは途中途中で区切りながら丁寧に話すと良いでしょう。

発言時以外はミュート

いわゆる「ミュート事故」を防ぐために発言するとき以外は常時ミュートにしておきましょう。たまに誤操作で気づかないうちにミュートが外れてしまうことがあるので、適宜ミュートになっているかチェックするようにしましょう。

グループワーク時は始める前にルールを決めよう

インターンの定番であるグループワークはオンラインでも実施されます。対面時のグループワークとは異なり発言のタイミングや議論の進め方が難しいため、中身のある議論が出来なかった学生も多いのではないでしょうか？

落ち着いてグループワークを進めるために、発言の終わりに必ず「以上です」と述べたり、発言したい場合は挙手のリアクションを押したりするなどのルールを決めておくと良いでしょう。

振り返るためにレコーディングしておく

代表的なオンライン会議ツールである「zoom」ではミーティングを録画できる機能が付いています。これを活用して、活動後に自分の言動について振り返るとよいでしょう。

インターンの後、少し時間をおいて活動を振り返ると、自分を俯瞰できるため、活動の最中には思わなかった反省などが浮かんでくることもあります。また、他の人の良い点を学んだり、反対に悪い点を反面教師にしたりして自分の成長につなげることが出来るでしょう。

活動後にお礼メールを送る

企業は学生の成長を第一に考えてインターンを実施しているので、それに対して感謝の気持ちを伝えるのは当然のことです。もちろんオンライン上でも最後に軽くお礼を述べるとは思いますが、重ねて活動終了後にお礼メールを送った方が好印象です。

まとめ

いかがだったでしょうか

コロナ禍やIT技術の発展により、オンラインインターンは主流になりつつあります。実施形式がオンラインになっても、身だしなみなどの基本的なマナーは対面で実施されるインターンと全く変わりません。社会人として基本的なマナーは当然として、通信環境の整備などのオンライン特有のマナーも意識しましょう。

本サイトでは他にもインターンに関する記事を多数公開しておりますので、ぜひご覧ください。

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