【例文あり】インターンシップの辞退はメールで？電話で？辞退理由は？

志望企業のインターンシップに参加して、実際の業務を経験することは、就職活動にも役立ちます。企業で働いている実際の社員と交流する機会もなかなかないでしょう。

せっかく合格したものの、諸事情によりインターンシップに参加できなくなってしまったということは当然起きると思います。

学生の皆さんの中には、「インターンシップを辞退すると、本選考の合否に影響を与えるのでは？？」と考えている方もいらっしゃると思います。また、事態の連絡はメールなのか電話なのかなど、辞退に関する疑問は尽きません。

インターンシップって断って平気なの？という不安や、いつ、どのように断るかまで、インターンの辞退にフォーカスしてこの記事ではご紹介いたします。また、記事の最後には電話、メールの例文を載せていますのでぜひ参考にしてください。

インターンは辞退して平気？

インターンシップに参加しようと思っていても、他の予定が入ってしまったり、他社のインターンシップと重なってしまったり、体調を崩すといったケースもあるでしょう。インターンは受かった後でも辞退することはできますし、それだけで本選考に不利になることはありません。

ただし、無断で辞退することはマナーとして絶対にやめましょう。無断で辞退することは非常識であり、同じ大学でその企業のインターン・本選考を受ける同じ学年の学生のみに留まらず、後輩にも迷惑がかかります。

そのため、インターンを辞退する場合は、必ず連絡をしましょう。連絡する時は、インターンを辞退する具体的な理由まで話す必要は決してありません。正直に、「参加できなくなって大変申し訳ない」気持ちを込めて、丁寧な対応を心がけましょう。

インターンを辞退する時の連絡方法

インターンシップを辞退する際には、事態が分かった時にすぐに企業へ連絡しましょう。選考の進み具合にかかわらず、辞退が決まったらすぐに企業へ連絡することを心掛けましょう。

連絡方法は、電話かメールが基本です。どちらの連絡方法が良いのかは、状況によって変わってきます。

メールは送信してから担当者がすぐに読んでくれるとは限りません。

すぐに連絡を取る必要がある時には、メールではなく電話で連絡いたしましょう。

インターンの断り方で押さておくべきポイント

ポイント① 電話をしたうえでメールも送る

インターンの辞退を伝えるときは、まず電話をしましょう。

就活では企業とのやりとりがメール中心になります。辞退することで相手に迷惑をかけてしまいますので、謝罪は直接伝える方が良いでしょう。

ただメールを送って辞退を一方的に伝えると、悪い印象を持たれてしまう可能性があります。

また社会人は1日たくさんのメールが来ます。相手がメールに気づかず、無断キャンセルになってしまう可能性もありますので、まずは電話をしましょう。

ポイント② 電話やメールを送る時間帯に気をつける

電話でお断りをする時も、メールを送る時も、必ず会社の営業時間内にしましょう。

営業時間外に電話やメールを送ったり、会社が休みの日にメールを送るのはマナー違反になります。

また、企業によっては朝礼があるので、営業時間内であっても会社の始業と同時に連絡をするのはなるべく避けましょう。

これらのマナーは辞退の連絡のみではなく、他の連絡をするときにも気をつけましょう。

インターンを辞退する理由は？

他の学生がどのような理由でインターンシップを辞退しているのでしょうか。

インターンシップの最も多い欠席理由は「学業（授業、ゼミ、研究室）と重なってしまった」です。

続いて、「他社のインターンシップを優先した」「体調不良により」が多いそうです。

実際の辞退理由として「他のインターンシップを優先した」「興味がなかった」などもあるかと思いますが、実際に辞退を連絡する際にはこのような理由を直接は言えません。

もし今後その企業の選考を絶対に受けない場合は、正直に理由を説明しても問題ないです。

インターンシップの断り方次第でどんな影響が出るのか？

断る前にマナー違反や失礼な態度をとってしまうとどんなリスクがあるのか知ったうえで辞退することがとても大切です。

影響① 志望度が低いと思われる

インターンを辞退するときの対応次第で、「うちの会社に興味がないんだな」と思われてしまいます。

辞退しても誠意が伝われば、別日程や次の募集の際に声をかけてもらえる可能性もあります。

しかしマナー違反や失礼な態度をとってしまうと志望度が低いと思われてしまい、チャンスをもらえなくなります。

誠意を伝えるためには、辞退ではなくまずは日程調整を依頼してみましょう。

影響② 本選考に影響が出る

マナーを守って誠意を見せて辞退すれば、辞退したことが原因で不採用になることはなかなかありません。

しかしマナー違反の態度や失礼な態度を取ってしまうと、本選考に影響が出る可能性は大いにあります。伝える内容が合っていても、連絡手段や時間帯がマナー違反だと悪印象を与えてしまいます。そのため断り方には細心の注意を払いましょう。

影響③ 大学に迷惑をかけることもある

キャリアセンターを通して応募した場合は注意が必要です。

自分のマナー違反や失礼な態度の影響で、同級生や後輩がインターンに参加できない・募集がなくなる可能性があります。

【インターン辞退の例文】電話で伝える場合

就活生

お忙しいところ、失礼いたします。

○○大学□□学部の△△と申します。

〇月〇日～のインターンシップの件でお電話いたしました。

ただいま、お時間を頂いてもよろしいでしょうか。

採用担当

大丈夫です。どうなさいましたか？

就活生

×月×日のインターンシップに参加させていただく予定だったのですが、諸事情により参加が難しくなってしまいました。

そのため、インターンシップを辞退させていただきたくご連絡させていただきました。

採用担当

分かりました。また機会がありましたらお待ちしております。

就活生

ありがとうございます。

貴重な機会を頂いたのにも関わらず、このような結果となり大変申し訳ございません。

ご丁寧な対応をいただきありがとうございます。失礼いたします。

【インターン辞退の例文】電話で伝える場合（不在時）

就活生

お忙しいところ、失礼いたします。

○○大学□□学部の△△と申します。〇月〇日～のインターンシップの件でお電話させていただきました。採用のご担当者様or●●様はお手すきでしょうか。

受付

担当の●●はただいま席を外しております。

就活生

承知しました。

何時ごろ戻られる予定でしょうか。

受付

17時頃です。

就活生

それでは、採用の担当の●●様にご伝言をお願いできますか。

お戻りになる17時頃に、またお電話する旨をお伝えいただきたいです。

よろしくお願いいたします。

【インターン断り方の例文】メールで断る場合

件名：インターンシップ辞退のご連絡／〇〇大学（氏名）

本文：

〇〇株式会社

人事部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。

○○大学□□学部の△△でございます。

先日は〇月〇日からのインターンシップに関するご案内をいただき、ありがとうございました。

大変恐縮なのですが、一身上の都合により、

今回のインターンシップを辞退させていただきたく存じます。

せっかく機会をいただきましたのに、ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

本来であればお電話で直接話すべきところをメールにて失礼いたします。

今後も何卒よろしくお願いいたします。

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（氏名）

○○大学□□学部〇〇学科□年

TEL：080－0000－0000

Mail：entry@xxx.com

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まとめ

諸事情によりどうしてもインターンに参加できない場合、お断りの連絡は必ず必要になります。

ただ、断り方を知っておかなければ、マナー違反や失礼な対応になってしまうこともあります。

企業はインターンの辞退が一定数あることを想定していますが、企業側にも準備がありますので辞退されると迷惑をかけます。そのためマナーはしっかり守りましょう。

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