【例文あり】インターンシップ先に問い合わせる際のマナーとは。

インターンシップ(以下、インターン)未経験の学生の中には、企業の方とメールにやり取りをしたことがないという方もいらっしゃるでしょう。

いざインターンに参加するとなると日程や服装など企業に問い合わせをする機会があるかもしれません。その際マナーから逸脱した問い合わせは選考にも響いてしまう恐れがあります。

自信がない方は、問い合わせをする前に正しいビジネスマナーについて学んでおくのが賢明です。

当記事では、インターンの問い合わせの仕方について詳しく解説していきますので、是非参考にしてください。

問い合わせはメール？電話？

インターンの準備を進めていくうえで、インターン先に質問しないとわからないことも出てくるでしょう。

その際電話かメール、どちらで質問すれば良いのかわからないといった方もいるのではないでしょうか。

結論としては、緊急の連絡(1時間以内に返答が欲しい場合)などを除けばメールで問い合わせはするようにしましょう。

理由としては、

• やり取りの記録が残る
• 相手側が都合の良い時間に返答できる
• 聞き間違え・言い間違えといったミスが起こりづらい
• 文面のほうが互いに言いたいこと・聞きたいことをそのまま伝えられる

といった点が挙げられます。どうしても電話で連絡しなければいけない場合は、筆記用具を準備し、メモを取るようにしましょう。

また、急な電話であることを一言詫びるのがマナーです。

ここからは問い合わせをメールでする際の注意点について、例文を交えながらまとめていきます。

問い合わせメールの正しい書き方

インターン先メールで問い合わせをする際、押さえておきたいポイントは５つです。

• 宛先
• 件名
• 宛名
• 本文
• 署名

①宛先

企業のHPや、企業からのメールの末尾などに問い合わせ先が記載されています。メールはラインなどと異なり、送信取り消しはできません。宛先は手打ちではなくコピー＆ペーストで、間違いがないか送る前にもう一度確認するようにしましょう。

②件名

「インターンシップ当日の服装につきまして(〇〇大学　氏名）」というように、どんな質問なのかわかりやすい件名にしましょう。

また、学校名と氏名を末尾に付けておくと、相手側からもインターン関連の質問が大学生からきていることがわかります。

インターン先への問い合わせに限らず、ビジネスメールでは相手側が内容を瞬時に理解できるように工夫するのが理想です。

今回の場合問い合わせメールですので、「誰」から「どんな」質問が来てるかわかりやすくする必要があります。

③宛名

インターン先の会社名→部署名→相手の名前の順に記入。相手の名前がわからない際は「インターンシップご担当者様」としておきましょう。役職（課長など）がわかっているのであれば部署名と名前の間に入れるようにします。

ビジネスメールにて社名、相手の名前を間違えるのは特に失礼に当たります。慎重に、何度も見直しをしてください。

④本文

質問の件の本題に入る前に、「挨拶」と「自己紹介」を入れましょう。

初めてメールを送る方であれば「初めまして。～～」、二度目以降であれば「お世話になっております。～～」から本文を始めるのが無難です。そこに続けて所属（〇〇大学）と名前を付けます。

質問は聞きたいことのみを端的にまとめるのがベストです。相手側が答えやすいように、具体的な質問を心掛けましょう。

⑤署名

多くの就活生が忘れがちなのが、この署名です。ビジネスメールでは、文章の最後に送信者の名前を入れるというマナーがあります。

インターン先へのメールの場合、「氏名」「学校名・学部」「連絡先」を入れれば十分です。

あらかじめ作成し、テンプレートにしておくと楽です。

問い合わせメールのパターン別例文！

説明だけではどうやって書くのかピンとこない方のために、

• 服装
• 集合場所

の二つに関する問い合わせメールの例文を載せておきます。時間がない方、すぐに送りたい方は参考にしてください。

①服装を尋ねる場合

②集合場所を尋ねる場合

補足：お礼の文章

こちらからの質問に返答メールをいただいた際は、忙しい時間の合間を縫って返信してくれたことへの感謝のメールを送りましょう。

新しくメールを送るのではなく、返信していただいたメールに対して返信する形がベストです。

こちらに関しても例文を載せておきます。

問い合わせメールを送る前に注意すべきこと

最後に、問い合わせメールを送る前にいくつか注意すべき点を挙げていきます。

①本当に聞かなければならないことか

インターン先に尋ねる前に本当に資料やメールに記載が無い内容だったか確認しましょう。

メールを返してくれてる社員さんは社会人ですので、他にもしなければならない業務をたくさん抱えています。

まずは自分で調べ、それでもわからず本当に大切だと思ったことのみ質問するようにしましょう。

②時間帯

電話に比べると比較的時間帯を選ばずメールは送って大丈夫です。

ただ、深夜や早朝にメールを送っても返信が来るのは翌営業日です。

営業日の前後一時間をめどに、常識の範囲内の時間にメールは送りましょう。

③返信速度

社会人に出てからも同様ですが、相手からメールをいただいたらすぐに返しましょう。

インターン先からのメールは遅くとも１営業日以内に返すことがマナーです。

万が一返信が遅れてしまった場合は、必ず文頭に「返信が遅くなり申し訳ございません」と付け加えてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

問い合わせメールは少々形式が難しく、最初は慣れないかもしれません。

ただ、このようなビジネスマナーは今後社会人になったときに必ず必要になりますので、今のうちに練習しておきましょう。

下記記事では、インターンのビジネスマナーについて解説していますので、もしよろしければご一読ください。

【大学生必見】インターンシップに参加するうえで必要なマナーとは

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