インターンシップに参加する際、メールは重要なコミュニケーション手段となります。 企業に初め…
インターンをキャンセルしても悪印象を与えない方法とは？ドタキャンしない為には今すぐ行動しよう！【例文付きで解説！】
投稿日：2023年5月12日 更新日：2023年7月12日
インターンシップ関連
「大学の発表と日時が被った！」「体調が悪い…」
忙しい大学生はこのようなことがあるかもしれません。
その時に「企業の人にどう連絡していいか分からない」や、「もう面倒くさいからこのまま連絡しないでドタキャンしちゃおう」と思ってる学生は多いことでしょう。ただ、そうは言っても企業に悪印象を与えたくないと思っている学生がほどんどだと思います。
インターンのドタキャンは、企業や他の参加者に多大な影響を及ぼす可能性があるため、慎重に対処する必要があります。
そんな学生の皆様にドタキャンをせざるを得ない状況になった時のために、例文付きで解説していきます。
インターンのドタキャンはあり？なし？
インターンは可能な限り出席することが望ましいですが、辞退しても大丈夫です。
ただし！連絡なしのドタキャンは絶対にダメです。
インターンの無断欠席はマナー違反となり、場合によっては悪印象を与えてしまいます。
インターン先のスケジュールの変更や予定の変更により、学生自身の都合が悪くなった場合も、学生の連絡し忘れによるドタキャンが多く発生しています。キャンセルの要因が学生自身でなくても、変更された日時に予定が合わない場合はきちんと連絡をすることが大切です。
キャンセルはいつまでならセーフ？
決まった時点で早めに連絡しよう
事前に予定がわかり、キャンセルが決まったらすぐに連絡するのが基本です。
開催日4~5前であればメールでの連絡でも良いです。ただ、電話でも連絡をすると丁寧な対応たど言えるでしょう。
企業側は学生から早めに連絡してもらえれば、インターン当日に予定してるグループワークの編成変更や、他に参加を希望している学生を呼べるため、あなたがキャンセルした場合の企業側の損失を回避することができます。
また、早めに連絡をする癖をつけておくと、今後就職活動する際に自分自身の役に立つのではないかと思います。
とにかく、連絡は早めにしておいて損はない！ということを覚えておいてください。
当日キャンセルをしてしまう場合の連絡
突発的な理由を除き、当日キャンセルを原則しないことが望ましいです。
しかし、体調不良や身内の不幸などやむを得ない場合の当日連絡もあると思います。
この時に大切なのは「連絡しないでのキャンセル」は絶対にNG。
当日に休み連絡を入れたい場合は、電話＋メールでの連絡が良いでしょう。
電話で連絡をした際に直接担当者に繋がれば良いですが、インターン当日の担当者は忙しい可能性は十分にあるので出なかった場合には、欠席の旨と謝罪文をメールで送るようにしましょう。
インターンをドタキャンしたら本選考に影響はある？
企業や状況によりますが、必ず就職できないというわけではありません。
インターンは企業にとっても一定のコストを割いて受け入れるため、キャンセルの繰り返しが続く場合や、急なキャンセルが多い場合は、企業側からの評価が低くなり、本選考に影響する可能性があります。
急な体調不良や家庭の事情などの妥当な理由による場合や、適切なタイミングでの連絡や謝罪があった場合には、企業側も理解を示すことがあります。
インターンのキャンセルを電話で連絡する場合の例文
まずどこに電話すればいいの？
企業からの案内メールをチェックしましょう。
ほとんどの場合は、お知らせメールやインターンシップ参加者宛メールに当日の担当者連絡先が記載されています。
企業によっては、webシステム上でキャンセルの手続きができる場合があるので、その際はシステムの指示に従って手続きをしましょう。
電話の例文
例文を読んで、実際にキャンセルする時のイメージしていきましょう。
【電話の例文】
企業：はい、株式会社〇〇〇です。
自分：お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。お忙しいところ恐縮ですが、人事部〇〇課の〇〇様をお願いできますでしょうか。
{担当者繋がる}
担当者：お電話変わりました〇〇です。
自分：〇〇様、お世話になっております。突然のお電話失礼いたします。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。〇月〇日に開催されるインターンシップの参加を予定しておりましたが、諸事情により参加が難しくなってしまいました。インターンシップへの参加を辞退させてください。
担当者：かしこまりました。それでは〇月〇日のインターンは参加キャンセルとしますね。
自分：ありがとうございます。せっかく貴重な機会をいただいたにもかかわらず、失礼なことをしてしまい大変申し訳ございません。それでは、失礼いたします。
電話で連絡する時のポイント３つ
- 相手が忙しいことを考慮した時間帯に電話をする
- 大学名や氏名、欠席理由ははっきと簡潔に伝える
- 電話はメールとは違い、声によって感情を表すことができます。誠意ある謝罪を意識しましょう
電話をかける時間帯も注意する必要があります。まずは業務時間内に連絡することが大切です。しかし、朝の始業前は忙しかったり、昼休憩で外出してしまっていたり、夜遅いと退勤している可能性がありますので、相手の時間帯を考慮することが大切です。
伝えたいことを簡潔にはっきりと伝えられるように準備しておきましょう。わかりやすく伝え、その上で感情込めた誠意ある謝罪をすれば相手に悪印象を与えないことでしょう。
電話を切る際はすぐに切るのではなく、2~3秒待ってから切ると相手が不快に思うことなく電話を終えることができます。
電話に出ない…
電話がつながらない場合は、留守電を残しましょう。
留守電を残す際には下記５点を短く述べましょう。
- 〇月〇日〇時のインターンシップに参加予定だったこと
- 大学、学部名
- 名前
- 欠席理由
- 謝罪
留守電を残した後に再度メールで欠席理由と謝罪メールを送って誠意ある態度を示すと良いです。
インターンのキャンセルをメールで連絡する場合の例文
メールで連絡する場合のメリットは記録に残ることです。メールの文面に名前や参加予定日時を記載しておけば、担当者はそれを基に対応ができます。
しかし反対に相手のメールフォルダに埋もれて担当者が確認できない場合がありますので、直前の連絡は電話で伝えることが良いでしょう。
メールの例文
【件名】
〇月〇日〇時のインターンシップ キャンセルのお詫び（〇〇大学・〇〇〇〇）
【本文】
株式会社 〇〇〇
人事部 〇〇様
大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。
この度は、〇月〇日〇時のインターンシップへの参加案内をいただき、ありがとうございました。
誠に残念ながら、家族の急な事情が発生し、家族のサポートをする必要がある状況になり参加が難しくなったため、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
直前でのご連絡となってしまったこと、また、せっかくの機会をいただいたところご迷惑をおかけして申し訳ございません。
宜しくお願い致します。
○●○●○●○●○●○●○●○●○●○●○●○●○●
〇〇 〇〇
〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 〇年
携帯番号：080‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
メール ：〇〇＠〇〇〇〇.jp
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メールで連絡する時のポイント３つ
- 件名に参加インターンの日時と名前を記載し、誰から連絡がきたかを分かりやすくしておく
- キャンセル理由は簡潔に
- メールの末尾には著名を入れる
メール冒頭の件名には担当者がわかりやすいようにインターンの日時と名前を記載しましょう。
読み手に内容が伝わりやすいように簡潔にまとめましょう。担当者も一般業務と並行でおこなっている場合がありますので、書いているときに長文になってしまう場合は、まずは結論から書くように心がけると書きやすいと思います。
メールの末尾には氏名、所属学校名、連絡先を記載しましょう。メールの著名機能を設定しメールを作成する際に必ず著名が入っているようにしておくと良いです。
まとめ
インターンのキャンセル連絡は必須です。
事前に予定がわかっているのであれば早めに連絡しましょう。当日の連絡であっても理由をきちんと説明し、誠意ある態度と謝罪であれば、印象は大きく下がらないでしょう。
また、インターンをキャンセルすることが多い場合には、自身のスケジュール管理や体調管理を見直し、再発防止を考えることも重要です。
企業の方に悪印象を与えるのではなく、誠意ある態度と謝罪をすれば印象を下げることなく今後の本選考や就職活動に臨むことができるでしょう。
連絡するのは面倒くさく、気が引けてしまうことは重々理解しております。
だからこそ連絡できる人になっておけば、電話ができずにドタキャンした学生と比べて評価が落ちることはないでしょう。
電話をする数分間で今後の就職活動で不利になるぐらいなら、その重い腰を上げてすぐに行動することをお勧めします。
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