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【例文付き】インターンシップ参加メールの注意点を解説！
投稿日：2023年5月18日 更新日：2023年7月12日
インターンシップ関連
インターンシップに参加する際、メールは重要なコミュニケーション手段となります。
企業に初めてメールする時は、だれでも不安だと思います。「インターンシップ」「メール」などを検索し、多くのサイトを調べている学生も少なくないと思います。
インターンシップ選考採用が決まった場合には、インターンシップの詳細や日程などについての案内がメールで送られてきます。
メールの使い方には注意が必要で、明確で丁寧な言葉選びや返信の迅速さが求められます。
この記事では、インターンシップの選考に通過し、受け入れ先の企業からインターンシップ参加通知メールが届いた際の返信の仕方を例文を入れてご紹介します。
インターンシップ参加メールの重要性と役割
インターンシップへの参加を希望する際、参加メールは重要な役割を果たします。
メールを通じて自己紹介や志望動機を伝え、企業や組織に自身の熱意や適性をアピールする機会となります。
参加メールは、あなたの第一印象を左右し、選考の初期段階での選考担当者の目に留まる重要な手段です。
企業から参加通知メールが来た場合の返答
インターンの選考を通過すると、受け入れ先企業から参加通知メールが届きます。
参加通知メールが届いたら、参加する場合、辞退する場合、参加有無の判断を待ってほしい場合のどちらでも必ず返信しましょう。
辞退する場合は、早めに受け入れ先企業に返信することを意識しましょう。
辞退の旨を早めに企業に伝えることで、他の学生が参加できるようになる可能性があり、企業は参加学生の確保をすることができるので迷惑にならない場合があります。
＊迷惑にならない場合は、辞退の連絡を早めに連絡した場合に限ります
参加メールの構成と基本要素
参加メールを書く際には、以下の基本要素を含む構成を心がけましょう。
①件名：明確な件名を付ける
②宛名: 本文に入る前に記載する
③挨拶文: 氏名・大学名を記載する
④メールをいただいたお礼
⑤用件を確認した旨
⑥伝えたいことや、質問事項
⑦著名: 末尾に、氏名・大学名・連絡先を記載
①件名
インターンシップのメールを送る際は、必ず件名をつけましょう。
担当者は1日に多くのメールを受け取っています。インターンシップ関連のメールだと一目でわかるようにすることが大切です。
冒頭は日付を記載し、インターンシップのどの要件についてなのかを明記し、大学名・氏名を記載しましょう。
数多くのメールに埋もれてしまい、開封漏れのリスクを減らすようにわかりやすい件名をつけるようにしましょう。
② 宛名
ビジネスメールでは、本文に入る前に宛名を記載するのは一般的なマナーです。
宛名は、企業名や部署名、担当者名など、これらわかる限り詳細に記載することが大切です。
担当者名がわからない場合は、少なくも企業名や部署名は記載しておきましょう。
担当者の名前など、個人名が最後に来るなら「〇〇様」、部署名など不特定多数の人を指す場合は、「人事部 御中」のように敬称は正しく使用しましょう。
③挨拶文
「お世話になっております。」からはじまり、氏名・大学名・学部名を記載しましょう。
参加申し込みなど、初めて連絡を取る場合は「はじめまして」でも良いでしょう。
④メールをいただいたお礼
受け入れ先企業から参加通知メールをいただいたお礼を記載しましょう。
お礼の後に、インターンへの意気込みや目標を1文、2文程度記載すると印象がさらによくなるのではないでしょうか。
⑤用件を確認した旨
案内をいただいた日程と時間を繰り返し記載し、指定日時に伺う旨を記載する。
⑥伝えたいことや、質問事項
担当者に伝えたいことや、質問事項を簡潔に明確に記載しましょう。
⑦著名
ビジネスメールでは最後に著名をつけることがマナーとなります。
記載内容に決まりはありませんが、最低でも氏名・大学名・学部名・連絡先(電話・メール)を記載しましょう。
企業は住所を記載しますが、学生の場合は、個人情報を教えたくない人もいますので記載しなくても問題ありません。
著名はメールの設定から作成でき、メール機能で自動追加するので、一度作成すれば繰り返し使用することができますので設定しておくと効率的です。
インターンシップの参加メールの例文
ここからは実際に3つの参加メールの例文をご紹介していきます。
①参加申し込みの際のメール
②参加する場合のメール
③辞退する場合のメール
①参加申し込みの際のメール
件名: 「インターンシップの参加申し込みについて (〇〇大学・氏名)」
株式会社〇〇 人事部 採用担当者様
はじめまして。〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 氏名と申します。
この度は貴社のホームページよりインターンシップの募集要項を拝見し、ぜひ参加したいと思い、ご連絡致しました。
応募の方法や選考の日時など、詳細をご教授頂けると幸いでございます。
お忙しいところお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
————————————————
〇〇 〇〇(氏名)
〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科
電話番号
メール
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インターンシップの参加申し込みの段階では、申し込み先企業の担当者の名前はわからない場合が多いので、例文の通りで問題ありません。
申し込み先企業のホームページを確認し、採用担当者の名前の記載有無の確認を事前にしておくと良いでしょう。
インターンシップに参加したい旨を簡潔に記載し、応募方法や日程などの詳細も企業ホームページに記載がない場合は、この時点でお伺いをしておきましょう。
②参加する場合のメール
件名: 「Re: インターン参加採用のお知らせ」
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の氏名と申します。
この度は、〇月〇日 (曜日) 〇：〇〇のインターンシップに受け入れて頂き誠にありがとうございます。
貴社インターンシップに精一杯取り組み、貴社や業界全体への理解をさらに深め、就職活動に役立てたいと考えております。
ご案内にありました通り、〇月〇日（月）〇：〇〇にお伺いします。
＊伝えたい事や質問事項がある場合は記載
例：当日はスーツでお伺いいたしますが、よろしいでしょうか。
ご確認のほどよろしくお願いします。
当日は何卒宜しくお願い致します。
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〇〇 〇〇(氏名)
〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科
電話番号
メール
————————————————
お礼メールは必須ではありませんが、送っておくと印象がよくなるでしょう。
件名は、受け入れ先企業からきた件名を修正せずに重ねて使用しましょう。
例文の様に、お礼の分を記載した後にインターンへの意気込みや目標を1文、2文程度記載するのも良いでしょう。
③辞退する場合のメール
件名: 「Re: インターン参加採用のお知らせ」
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の氏名と申します。
この度は、〇月〇日 (曜日) 〇：〇〇のインターンシップに受け入れて頂き誠にありがとうございます。
私事で大変申し訳ございませんが、一身上の都合により辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。
お忙しいところお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
————————————————
〇〇 〇〇(氏名)
〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科
電話番号
メール
————————————————
インターンシップへの参加を辞退する場合でも必ず返信しましょう。
インターンシップのドタキャンはマナー違反となります。
辞退の理由を簡潔に明確に記載しましょう。
インターンシップのドタキャンについてのコラムも当サイトで掲載しておりますので、こちらもぜひ参考にしてください。
https://sports-internship.com/internship_interview_cancel/
インターンシップ参加メールを送る際の注意点
連絡は電話よりもメールで行いましょう
インターンシップの申し込みや受け入れ先企業からの連絡を返す場合は、電話よりもメールで返答しましょう。
理由は2つあります。
1つ目は、電話は相手の時間を取ってしまう場合が多くあります。
メールでの連絡は相手の都合がいいタイミングで確認ができますので、緊急の場合以外はメールでの返答が適切な対応と言えるでしょう。
2つ目は、メールはやり取りの内容が必ず記録で残ります。
メールで詳細を記載した文面を送っておくと、後日採用担当者があなたの情報を検索したいときに容易に検索ができるでしょう。
これら2つの理由から、インターンシップの参加メールの際にはメールでの対応が適切だと思います。
送る前に一度確認してから送信しましょう
参加メールを送る前に今一度記載内容に間違いがないか、誤字脱字はないかを確認してから送信しましょう。
特に企業名や担当者名を間違えてしまうと失礼にあたり、印象が悪くなってしまう場合があります。
参加する日時も送られてきた案内と一致しているのかを確認してください。
著名は、メール送信後自動追加する機能です。送る前は記載がないので不安に思われる方もいるかと思いますが、
本文に記載してしまうと、著名が重なってしまうので注意が必要です。
送る時間帯を意識して連絡しましょう
インターンシップに関するお問い合わせは送信時間を注意が必要です。
基本は企業の営業時間内に合わせてメールを送るようにしましょう。
夜遅くなってしまった場合は、翌日の営業時間内にメールを送信しましょう。
営業終了後や夜中などに送ってしまうと、非常識という印象を持たれてしまい評価が下がる可能性があります。
まとめ
いかがだったでしょうか。
受け入れ先企業から採用メールがきたら必ず返信しましょう。
返信する際には、上記3つの注意点を意識してメールそ送信すると悪い印象を持たれないです。
当サイトでは、インターンシップ募集情報や、インターンシップについてのコラム記事など、
役に立つさまざまな情報を掲載しておりますので、ご覧いただけますと幸いです。
